Kriisiviestintäsuunnitelma

Hyvinkään Tennisseuran kriisiviestintäsuunnitelma

1. Kriisinhallintaryhmän kokoonpano

Hyvinkään tennisseuran puheenjohtaja, Jukka Tuomi puh 0500-713 420.

Hyvinkään tennisseuran sihteeri, Toni Rintala puh 040-515 7265.

Hyvinkään tennisseuran seuratoimintajaoksen puheenjohtaja, Kaisa Laitio puh 050-562 1685.

 

2. Ennakointi eli mahdollisten kriisien kartoitus

Viertolan halliin, Torikadun liikuntakeskukseen tai Urheilupuiston tenniskenttiin kohdistuvat uhkat, esim. tulipalo, ilkivalta, luonnonkatastrofin aiheuttama vaurio, huolimattomuudesta johtuva vaurio rakennukselle/tiloille, mikä johtaisi tilan/alueen käytön estymiseen.

Seuran jäsenen, pelaajan tai valmentajan vakava loukkaantuminen, onnettomuus, sairaskohtaus tennikseen liittyvässä tapahtumassa tai sinne matkalla.

Sisäisen konfliktin eskaloituminen.

Harrastajamäärän äkillinen romahtaminen.

Ulkoiset informaatiohyökkäykset, kuten mustamaalaus tai pelottelu, kielteinen julkisuus.

Dopingtapaukset.

 

3. Toiminta kriisitilanteessa: prosessin kuvaus ja toimintaohjeet

Tarvittaessa pelastusviranomaisiin otetaan yhteys välittömästi.

Kriisiviestintäryhmän jäsenet keräävät tiedot tapahtuneesta välittömästi saatuaan tiedon kriisitapahtumasta. Ryhmä tekee tilannearvion tapahtuneesta ja päättä kohderyhmät, joille kriisistä tiedotetaan. Suuremmissa kriiseissä ryhdytään yhteistoimiin Hyvinkään kaupungin edustajien kanssa. Kaupungin ohjeistuksen mukaisesti informoidaan kaupunginjohtajaaa, sivistystoimenjohtajaa ja viestintäpäällikköä.

Viestintätoimenpiteet: tapahtuneesta tiedotetaan ryhmän tilannearvion jälkeen valituille tahoille ja erikseen valittuja viestintäkanavia käyttäen.

 

4. Viestintäkanavat, tiedotustilaisuuden tilat ja välineet

Katso kohta 3 ja viestintätoimenpiteet.

Viestintätoimenpiteitä:

-Tiedote medialle

-Hyvinkään Tennisseuran nettisivut

-Sähköposti

-Puhelin

Tiedotustilaisuuden tilojen ja välineiden osalta seura toimii yhteistyössä Hyvinkään kaupungin kanssa.

 

5. Toiminta kriisitilanteen jälkeen

Kriisiviestintäryhmä seuraa uutisista oman viestin läpimenoa, oikeellisuutta ja muuta asiaan liittyvää viestintää. Mahdolliset virheelliset tiedot korjataan välittömästi.

Tarvittaessa jatketaan tiedottamista tilanteen lauettua.

Kriisin jälkihoidossa noudatetaan viranomaisten ohjeita, jos tapahtunut vaatii jälkihoitotoimenpiteitä.

 

6. Toimintavalmiudesta huolehtiminen

Suunnitelman vuosittainen tarkistaminen ja päivitys kriisinhallintaryhmän toimesta.

Kriisiviestintäsuunnitelmasta ja siihen tulevista muutoksista tiedottaminen vuosittaisen syksyn jäsentiedotteen yhteydessä.

Seura laittaa kriisiviestintäsuunnitelman tiedoksi Hyvinkään kaupungin viestintäpäällikölle ja tiedottaa hänelle mahdollisista suunnitelmaa tulevista muutoksista.

Seuranta mahdollisille kriisitapahtumille (excel).

Vuosittainen raportti.